De nombreux managers découvrent depuis cette année, les « joies » de la gestion d’équipe à distance par la mise en place puis la systématisation du télétravail pour les postes qui le permettent.
Le télétravail devient de plus en plus un mode de travail qui se démocratise. Il peut, en dehors de cette période de pandémie, être ponctuel, occasionnel ou bien être pratiqué régulièrement.
Dans les deux cas, cette tendance oblige les managers à repenser leur organisation vis-à-vis de leurs équipes.
Comment réussir le management à distance ? Voici quelques astuces !
- Mettre en place des outils adaptés
Le manager à distance doit favoriser l’autonomie des collaborateurs et les motiver pour qu’ils contribuent par eux-mêmes au bon fonctionnement de l’entreprise, ce qui est facilité par la mise en place d’outils Web et collaboratifs comme :
- Une base de données documentaire, Dropbox par exemple que chacun peut alimenter et dont les documents peuvent être annotés
- Un forum de discussions ou de questions-réponses pour favoriser l’entraide entre salariés
- Blog communautaire pour capitaliser les bonnes pratiques. Vous pouvez ensuite identifier les collaborateurs les plus impliqués (ajout de documents, participation aux forums…), et ainsi valoriser leur contribution à l’entreprise, ce qui les encouragera les moins réactifs.
- Un livre blanc des bonnes pratiques que vous ferez évoluer au fur et à mesure des questions-réponses et thématiques abordées par les salariés.
- Mettre en place des méthodes de travail
Etablir un planning des réunions en visioconférence, de manière régulière et à date fixe (tous les lundis par exemple) crée des repères identiques pour tous dans la semaine. Vous n’êtes pas obligé de faire durer ce moment de groupe, mais une heure par semaine pour faire un reporting informel vous permet de « capter » l’humeur ambiante, détecter les collaborateurs à remotiver et revoir les missions de chacun.
- Définir des missions et des objectifs clairs
Soyez clair et précis ! Travail à distance rime souvent avec incompréhension… Pour éviter cela, prenez le temps de définir les missions, les tâches et les objectifs avec chacun de vos collaborateurs. N’hésitez pas à faire un point téléphonique avec eux si vous sentez de l’incompréhension d’un côté ou de l’autre.
- Savoir faire confiance et donner de l’autonomie
Faites confiance à vos équipes et laissez-leur une certaine autonomie. Pour réussir votre management à distance il faut savoir rester à distance . En tant que manager vous êtes présent pour accompagner vos collaborateurs dans leur quotidien. Vous devez les épauler en cas de problématique et prendre des décisions.
- Communiquer
C’est peut-être la notion la plus importante pour réussir votre management à distance. Ne lésinez pas sur la communication mais attention il ne faut pas oublier que vos collaborateurs travaillent… Si vous souhaitez communiquer avec l’un d’entre eux, demandez-lui s’il est disponible pour éviter les interruptions intempestives (à répétition).
Pour réussir son management à distance il faut que la communication fonctionne dans les deux sens. Restez disponible pour vos équipes et gardez du temps pour leurs questions.
- Instaurer un esprit d’équipe et une dynamique de partage
Malgré la distance, en tant que manager vous devez maintenir l’esprit d’équipe entre vos collaborateurs. Créez de la proximité et de la cohésion! Pour cela vous pouvez par exemple mettre en place des pauses-café virtuelles auxquelles chaque collaborateur est libre de se connecter ou pas. Ces moments vont permettre à vos collaborateurs d’être dans une dynamique de partage. Quoi de mieux que le partage pour bien travailler à distance ?
- Vous intéresser à ce que ressent le collaborateur
Le relationnel entre le manager et son équipe doit être au moins aussi fort à distance que dans une supervision directe, alors même que les outils de communication actuels, et particulièrement le mail, favorisent peu la qualité des échanges.
Vous devez redoubler d’efforts, être ultra disponible et réactif dans les retours et feed-backs, et vous concentrer sur ce que ressent le collaborateur, ce qui n’est pas toujours évident à distance. Là encore, le téléphone ou la visioconférence en face à face s’impose notamment pour les points les plus délicats à aborder.
Pour fédérer une équipe dispersée géographiquement, une newsletter favorise l’accès de tous à des informations sur la culture d’entreprise, les bonnes pratiques, et l’animation d’une boîte à idées…
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