Ça y est ! Vous venez de terminer votre recrutement. Le choix du candidat ou de la candidate est fait. Travail terminé ? Objectif atteint ?
Nombreux seront celles et ceux qui estimeront que le plus dur est fait, que l’on peut passer aux sujets suivants !
Et pourtant les professionnels RH vous le diront, le plus difficile reste à venir : réussir l’intégration du nouveau collaborateur où de la nouvelle collaboratrice.
Le recrutement d’un nouveau collaborateur nécessite la mobilisation de ressources, de temps, d’énergie, voire d’argent. Le processus d’intégration du nouveau salarié pour but de lui donner une vraie place dans l’entreprise, et surtout de transformer ce recrutement en succès.
- Intégration du salarié : une étape primordiale
La bonne gestion de l’intégration d’un nouveau salarié est fondamentale à plusieurs titres. Elle permet d’abord à la personne recrutée de prendre son poste dans les meilleures conditions, en se sentant accompagnée et soutenue. Il faut en outre garder à l’esprit qu’une intégration de salarié qui se passe mal et conduit au départ prématuré du nouveau collaborateur peut coûter cher à l’entreprise : en temps passé pour le recrutement, en heures passées par le manager pour former la nouvelle recrue, mais aussi pour organiser un remplacement. L’effort consenti sera donc forcément coûteux.
- Anticiper et préparer son arrivée
Cela peut sembler évident mais avant l’intégration d’un nouveau salarié, il faut effectuer toutes les démarches nécessaires auprès des services concernés pour préparer son poste de travail et lui fournir tout ce qui lui sera utile pour tenir son poste : bureau, ordinateur, matériel de bureautique, codes et badges d’accès… De la même façon, il est de mise d’informer les équipes avec lesquelles le nouveau collaborateur sera amené à travailler, en leur indiquant les missions qui lui seront confiées. Une réunion d’équipe spécifique sera organisée pour le présenter officiellement.
- Le bon accueil pour réussir l’intégration du nouveau salarié
Le jour de l’arrivée du nouveau collaborateur, inutile de le lancer immédiatement sur ses premières tâches. Il est primordial de prendre le temps de lui faire visiter l’entreprise afin qu’il puisse se familiariser avec les locaux et leur fonctionnement. Ce sera l’occasion de lui faire part du règlement intérieur, voire des grandes lignes de la culture d’entreprise, de ses valeurs et de ses codes. Enfin, il ne faut pas hésiter à faire le tour des bureaux et à lui présenter ses nouveaux collaborateurs.
- Désigner un tuteur
Pour prendre en charge l’intégration du nouveau salarié, une personne de référence ou un tuteur peut être choisi. Il lui donnera des repères et l’accompagnera dans sa prise de poste. Cette personne pourra notamment lui remettre le livret d’accueil si l’entreprise en a élaboré un. Le tuteur peut être le manager, mais pas nécessairement. Dans tous les cas, il est préférable que la personne désignée ait une bonne connaissance du service d’accueil, voire des tâches afférentes au poste.
- Suivre et accompagner
Après la phase d’accueil, le nouveau collaborateur doit, dans la plupart des cas, être formé, souvent par son tuteur, puis accompagné jusqu’à ce qu’il soit totalement opérationnel. Tout au long de ce processus, des points réguliers devront être organisés pour s’assurer que l’intégration du salarié se passe bien et que la prise de poste se déroule dans les meilleures conditions. Enfin, l’entretien de fin de période d’essai puis le premier entretien annuel seront l’occasion de valider la pertinence de ce recrutement.
- Pour toute intégration réussie, penser à prévoir:
- Un poste de travail immédiatement opérationnel. Cela témoigne de votre respect et de votre attention pour le nouveau salarié. Il convient donc de préparer à l’avance son bureau, son matériel informatique, mais aussi ses badges d’accès (parking, cantine…), vêtements de travail ou tous autres éléments matériels dont disposent déjà ses collègues de travail.
- Informer l’équipe qu’intègre le nouveau venu et lui expliquer ce que vont être ses missions est évident, mais il vous faut aussi informer tous les autres collaborateurs.de l’entreprise. En fonction de la taille et la culture de votre organisation, vous pouvez adresser un email ou faire une annonce dans le portail entreprise. Pensez à diffuser une mini biographie de l’arrivant, et à lui demander son accord pour la diffuser si elle comporte quelques éléments personnels.
- Petit déjeuner, déjeuner ou café « amélioré », l’essentiel est de personnaliser l’accueil physique. Après avoir présenté son poste de travail et ses collègues à votre collaborateur, prévoyez un tour d’horizon des bureaux et des locaux pour qu’il se familiarise à son nouvel espace professionnel et y prenne rapidement ses marques.
- Livret d’accueil et parrainage. Il est toujours préférable de prévoir les deux. Un livret d’accueil est toujours un plus, car il garantit que le nouveau venu dispose d’informations complètes et homogènes. Les entreprises qui n’en disposent pas doivent impérativement recourir à un « parrain » – ou mentor ou tuteur – pour accompagner l’intégration de l’arrivant. Ce collaborateur référent le renseignera sur les aspects pratiques, l’orientera dans les locaux, le guidera dans les processus à suivre. Il répondra à toutes ses questions et lui transmettra de façon moins formelle les usages, valeurs et historiques de l’organisation.
- Premières missions. Il peut être très déstabilisant, pour un nouveau collaborateur, de n’avoir pas de tâches précises à accomplir durant ses premiers jours dans l’organisation. Le manager doit veiller à l’impliquer rapidement dans l’opérationnel. Le faire participer à des réunions est tout indiqué, car elles favorisent les échanges, permettent de commencer à mesurer les enjeux du service et de décrypter les codes et usages de l’organisation.
Nos principales recommandations pour une intégration réussie, sont l’assurance d’un accueil favorable pour un nouvel employé, afin que celui-ci ait une image positive de votre entreprise dès le premier jour et s’y sente à l’aise pour donner le meilleur de lui-même et puisse s’investir sur le long terme.
N’oubliez pas qu’une intégration réussie est avant tout une affaire de comportement !
Nous tenons à votre disposition une check-list pour ne rien oublier lors de votre prochaine intégration d’un nouveau collaborateur sur simple demande :
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